TELEmeet - Telefonkonferenz Infos

Eine Telefonkonferenz ist sehr viel entspannter und effektiver wenn sich alle Teilnehmer an einige Grundregeln halten. Deswegen haben wir diese 13 Tipps zusammengestellt.

Senden Sie diese Informationen vorab an die Teilnehmer und Sie werden die Qualität Ihrer Telefonkonferenzen spürbar steigern.

  1. Seien Sie pünktlich und verdeutlichen Sie den anderen Teilnehmern, dass Sie dies auch von Ihnen erwarten.

  2. Wählen Sie einen Ort mit möglichst geringen Hintergrundgeräuschen aus. Ein geschlossener Raum mit einem „Bitte nicht stören“ Zeichen an der Tür ist ideal.

  3. Nutzen Sie die Stummschaltung an Ihrem Telefon während Sie nicht sprechen – aber vergessen Sie nicht, die Stummschaltung wieder aufzuheben, wenn Sie sprechen wollen!

  4. Vermeiden Sie die Nutzung der Freisprecheinrichtung, da diese viele Hintergrundgeräusche aufnimmt und es sich anhört, als sprächen Sie in einem Tunnel. Bei einigen dieser Telefone ist es außerdem nicht möglich, gleichzeitig zu sprechen und den Gesprächspartner zu hören – somit verlieren Sie eventuell Teile der Konversation. Stattdessen können Sie dafür ausgelegte Konferenztelefone nutzen.
  5. Schalten Sie die Warteschlange bzw. Anklopffunktion Ihres Telefons aus – das Piepen, wenn jemand anderes Sie anzurufen versucht, kann von jedem in der Konferenz gehört werden.
  6. Sprechen Sie die anderen Konferenzteilnehmer mit ihrem Namen an, wenn Sie direkt zu ihnen sprechen. Da der visuelle Kontakt fehlt, fällt es den anderen Teilnehmern schwer, zu erraten, wen Sie in dem jeweiligen Moment ansprechen. Vor allem, wenn Sie eine Frage an jemanden stellen oder einen Beitrag kommentieren, gilt es dies zu beachten.
  7. Allgemein ist es ratsam, Fragen direkt an eine bestimmte Person statt an alle zu stellen. Dies vermeidet Verwirrung und Pausen des Schweigens, während die anderen Teilnehmer darauf warten, dass jemand die Frage beantwortet. So läuft die Konferenz reibungsloser ab.
  8. Bitten Sie alle Teilnehmer, ihren Namen zu sagen, bevor sie sprechen.
  9. Vermeiden Sie es, Ihr Telefon auf „Halten“ zu stellen während einer Telefonkonferenz. Alle Teilnehmer, die noch in der Konferenz anwesend sind, müssen sonst Ihre Warteschleifen-Musik hören, was eine unnötige Ablenkung darstellt.
  10. Machen Sie sich detaillierte Notizen des Gesagten – einschließlich der Information, wer was gesagt hat. Die können mit der Aufnahmefunktion die Telefonkonferenz aufzeichnen, falls Sie später etwas klarstellen müssen.
  11. Stellen Sie jeden, der während der Konferenz den Raum betritt, den anderen Teilnehmern vor. Warten Sie am besten taktvoll bis zu einer Gesprächspause und sagen Sie dann: „Jim Brown, unser CEO, hat sich nun auch zu uns gesellt, bitte fahren Sie fort.“
  12. Ermutigen Sie die anderen Teilnehmer, Feedback zu der Telefonkonferenz zu geben.
  13. Zeichnen Sie die Telefonkonferenz auf, damit die Teilnehmer oder Personen, denen eine Teilnahme nicht möglich war, zu einem anderen Zeitpunkt die Konferenz anhören können.