TELEmeet - Telefonkonferenz Infos

Schon lange ist klar, dass es kaum eine effizientere Art der Kommunikation gibt, wenn es darum geht verschiedene Gesprächspartner an einen Tisch zu holen, die ansonsten auf der Welt verstreut sind. Aber eine Telefonkonferenz muss auch gut vorbereitet sein. Nur so wird die Zeit effektiv genutzt und die Teilnehmer haben Spaß an der Konferenz.

Einladung

Informieren Sie alle Teilnehmer rechtzeitig über den Termin, damit diese auch anwesend sein können. Nutzen Sie das Einladungstool des Anbieters oder versuchen Sie es mal mit Doodle.

Senden Sie ihnen auch die notwendigen Zugangsdaten. Sollte es eine Agenda oder Unterlagen zur Vorbereitung geben, können diese selbstverständlich ebenfalls mit versandt werden. Terminerinnerungen sollten Sie am Besten einen Tag vor der Konferenz, sowie eine Stunde vor Konferenzbeginn versenden.

Technik überprüfen

Wählen Sie sich als Initiator bereits einen Tag vor der Telefonkonferenz probehalber ein, um die Technik zu prüfen und einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. So machen Sie sich auch mit den Funktionen vertraut.

Konferenzleiter

Es empfiehlt sich vorab einen Konferenzleiter zu benennen, der die Konferenz strukturiert und effizient durch die relevanten Themen führt.

Nutzen Sie das Stummschalten einzelner Teilnehmer oder eine evtl vorhandene Websteuerung zur Anzeige wer gerade spricht. Vor dem Start kann oft auch eine Wartemelodie eingestellt werden bis der Konferenzleiter den Raum betritt. So lässt es sich vermeiden, dass Teilnehmer, die sich nicht kennen, „mit sich allein gelassen sind“.

Kosten

Nutzen Sie für Ihre Telefonkonferenz einen Anbieter mit der Einwahl über Festnetznummern. So bleiben die Kosten kalkulierbar.

Internationale Teilnehmer

Meist sind die Einwahlrufnummern weltweit erreichbar. Somit ist auch die Einwahl aus dem Ausland kein Problem.

Dial-Out

Falls Sie sehr kurzfristig eine Konferenz einberufen oder während der Konferenz Teilnehmer hinzu schalten möchten, suchen Sie sich einen Anbieter mit Dial-Out Funktionn. Hierbei muss sich der Teilnehmer nicht selbst einwählen, Sie geben seine Nummer im TELEmeet Webportal ein und er wird daraufhin angerufen und in die Konferenz einbezogen.

Sicherheit

Sie können bei Ihren Konferenräumen PINs vergeben. So können Sie Ihre Telefonkonferenzen absichern. Sie können auch bei jeder Telefonkonferenz neue PINs vergeben.

Sollten Sie den Konferenraum nicht nutzen, besteht auch die Möglichkeit, den Raum abzuschließen. So kann sich niemand einwählen der die Zugangsdaten hat. Denken Sie aber daran den Raum zur nächsten Konferenz wieder freizuschalten.